Przygotowanie wyjątkowego wydarzenia dla pracowników lub klientów, spotkania zarządu, interaktywnej sesji edukacyjnej czy konferencji wymaga ogromu pracy. Zawsze pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Dziś, kiedy Covid-19 diametralnie zmienił sposób, w jaki pracujemy i doprowadził do przeniesienia większości naszych międzyludzkich interakcji do świata wirtualnego, liczba tych pytań rośnie. Organizatorzy wydarzeń zastanawiają się, jak przygotować wartościowy i angażujący event online, jak dobrać odpowiednią tematykę i ekspertów, aby zapewnić uczestnikom wysoki poziom merytoryczny, ekspercką wiedzę, inspirację i ciekawe dyskusje. Firmy chcą podejmować tematy dla nich wewnętrznie ważne, chcą także mówić o tym, co istotne z perspektywy ich partnerów i klientów, innych krajów, globalnych trendów. Chcą rozumieć, jak zmienia się świat i biznes i znaleźć odpowiedzi na kluczowe dla siebie pytania. Chcą wiedzieć, jak nowe technologie i turbulencje (choćby ostatnia pandemia) wpłyną na ich firmę i całą branżę oraz jak wykorzystać je do podniesienia swojej pozycji na rynku. Jak skutecznie pracować hybrydowo i przeprowadzić transformację cyfrową. Jak kształtować i wspierać managerów, liderów i kulturę organizacyjną w „disruptive times”. Organizacjom zależy, aby inspirować swoich pracowników i pomóc im się rozwijać. Dbają one również o silną pozycję ekspercką dla swoich partnerów i klientów. I te wszystkie potrzeby powinien rozumieć dobry organizator merytorycznych wydarzeń.
A gdyby tak oddać znaczną część tych przygotowań komuś, kto profesjonalnie zajmuje się odpowiedzią na te pytania? Organizacji, która posiada ogromne know-how w budowaniu mądrej i ciekawej agendy rozmaitych wydarzeń biznesowych oraz w doborze i zaangażowaniu wybitnych ekspertów, zgodnie z konkretnymi potrzebami organizacji?
Tym właśnie zajmuje się speakers office, czyli tak zwane biuro mówców.
Jakie dokładnie korzyści wynikają ze współpracy?
Inspiration & Education – czyli wspomniany wyżej dostęp do unikatowej wiedzy na temat najnowszych trendów i dokonań w obszarze rozwoju nowych technologii, ich wpływu na życie oraz praktycznych zastosowań w biznesie. Zespół speakers office na co dzień współpracuje z biznesem i ekspertami, z którymi merytorycznie omawia i przygotowuje wszystkie wystąpienia. Dzięki dobrym relacjom z praktykami i naukowcami z wielu zagranicznych uczelni oraz firm, zespół ma dostęp do najnowszej wiedzy oraz interesujących case studies z całego świata. Wie jak, czym i kim zainspirować oraz w jakich tematach/obszarach edukować uczestników wydarzeń na każdym poziomie dojrzałości biznesowej.
Access to Global Experts – czyli kontakt do kilkuset ekspertów z Polski i świata. Mówi się, że każdego z nas dzieli tylko sześć kontaktów od dowolnie wybranej osoby na świecie. Myślę, że w przypadku speakers office ta liczba zmniejsza się do dwóch. To daje trzykrotnie większe prawdopodobieństwo skontaktowania się z wybranym ekspertem. Jeśli dołożymy do tego już wypracowaną, szeroką siatkę kontaktów, jakie posiada profesjonalne biuro, znalezienie idealnego kandydata, przestaje być nieosiągalne. Dodatkowo zespół Digital University, dzięki budowaniu szerokiej gamy produktów edukacyjnych oraz ścisłej współpracy z Singularity University, niemal codziennie nawiązuje nowe relacje.
Speaker Matchmaker – czyli ekspert idealnie dopasowany do potrzeb danej organizacji czy projektu. Można pomyśleć o speakers office jako o bardzo zaawansowej wersji biznesowego Tindera. Firma, która poszukuje eksperta, dzieli się z biurem swoimi potrzebami i oczekiwaniami. Zespół speakers office, posiada pełną wiedzę na temat obszarów tematycznych, kompetencji, doświadczenia, a nawet osobowości wszystkich współpracujących mówców i jest w stanie perfekcyjnie dopasować eksperta. Nawet jeśli dwóch ekspertów zajmuje się dokładnie tym samym tematem, zadaniem biura jest wiedzieć, który najlepiej pasuje do unikalnych potrzeb odbiorców danego klienta.
Negotiating Agent to Save You Money – czyli gwarancja korzystnej oferty. Może się wydawać, że praca z biurem speakerów to dodatkowy koszt lub że bezpośrednio z prelegentem można wynegocjować korzystniejszą stawkę. Nic bardziej mylnego. Zespół speakers office ma nie tylko wypracowane relacje z ekspertami, ale zazwyczaj wynegocjowane korzystne wynagrodzenia. Wynika to z szerokiej współpracy, działań marketingowych, angażowania mówcy w różnorodne aktywności oraz wzajemnego zaufania. Pracownicy biura często są też w stanie doradzić, co można zmodyfikować w planowanej agendzie, aby zachować jej wartość merytoryczną, a zminimalizować koszt. Dodatkowo znają wysokość wynagrodzeń rozpoznawalnych, globalnych mówców, które nieraz osiągają niebotyczne kwoty, nawet do 750 tysięcy dolarów. Warto zatem skonsultować swój budżet ze specjalistami przed planowaniem agendy i wysyłaniem zaproszeń. To zaoszczędzi czas, czyli pieniądze.
Emergency Backup Planner – czyli eliminacja ryzyka niepowodzenia wydarzenia. Czasem nie unikniemy zdarzeń losowych i nawet najbardziej profesjonalnym mówcom zdarza się odwołać wystąpienie w ostatniej chwili. Plan B to ważny element projektowania każdego wydarzenia. Współpraca ze speakers office eliminuje wysoki poziom stresu organizatorów i daje poczucie bezpieczeństwa. W sytuacji, kiedy prelegent z niezależnej od siebie przyczyny w ostatnim momencie odwoła wystąpienie, biuro znajdzie odpowiedniego zastępcę.
End to End Organization – zespół speakers office profesjonalnie koordynuje każdy etap współpracy z ekspertem. Od znalezienia odpowiedniego mówcy, charyzmatycznego, doświadczonego, z głową pełną wiedzy i doświadczeń, po ustalenie warunków współpracy, kwestie organizacyjne, finansowe, merytoryczne, logistyczne, techniczne oraz prowadzenie negocjacji.
Warto pomyśleć o speakers office jako o swoim partnerze, zewnętrznym zespole, który nie tylko zaoszczędzi czas, pieniądze, przejmie dużą część obowiązków i odpowiedzialności, związanych z merytoryką wydarzenia, ale przede wszystkim zapewni profesjonalizm realizacji i dostęp do trudno osiągalnych ekspertów.
Autorka tekstu: Magdalena Marchwicka
Head of Executive Education & Speakers Office
