Praca zdalna w Digital University – cenne wskazówki, jak organizować swój czas i jak radzić sobie z trudnościami

Jak nam wychodzi praca zdalna?

Jesteśmy już po kilku tygodniach w tzw. „lockdown” – łącznie na świecie 3,9 mld ludzi jest zamkniętych w domach. Próbujemy w tempie przyspieszonym przejść transformację cyfrową, nauczyć się pracować zdalnie, uczyć się online i w ten sposób robić zakupy. Teraz właśnie przychodzi czas na refleksję jak nam idzie i czy jesteśmy w stanie stać się lepsi w tym co robimy. 

Jako Digital University praca zdalna nie jest dla nas nowością. W ten sposób od kilku lat kontaktujemy się też z całą społecznością Singularity University, z naszymi 180 oddziałami rozsianymi po całym świecie. Dużo uczymy się od siebie nawzajem i korzystamy szeroko ze swoich „dobrych rad”. Dlatego też postanowiłam zapytać pracowników Digital University jakie mają wskazówki i „life hacki” w pracy zdalnej, jak działają, żeby produktywniej im się pracowało, żeby byli bardziej innowacyjni i lepiej działali w grupie. Oto kilka przykładów – mam nadzieję, że komuś wydadzą się pomocne. Podzieliłam je dla ułatwienia na kilka obszarów. 

Praca Zespołowa: 

• W czasach pracy zdalnej warto częściej organizować spotkania w zespole w podgrupach: a propos projektu, konkretnego zagadnienia itp., przedyskutować wszystkie rzeczy z osobami zaangażowanymi z różnych stron w taki projekt. Na co dzień jak spotykamy się w biurze wymiana informacji w zespołach idzie sprawnie wręcz spontanicznie, spotykamy się w kuchni na kawie czy na korytarzu i rozmawiamy. Teraz gdy nie ma tego elementu współpracy warto dbać o częstsze mniejsze spotkania i częste informowanie się o przebiegu projektu. 

• Zadzwoń czasem do kogoś z zespołu nawet jeśli nie jest to związane z pracą. Warto utrzymać relacje na dobrym poziomie wtedy, gdy nie spotykamy się fizycznie. Na pewno w firmie jest kilka osób z którymi nie masz kontaktu w czasie pracy na projekcie. Odezwij się czasem do tych osób, zapytaj, jak się czują, czy wszyscy u nich w rodzinie są zdrowi. To pozwoli Wam zachować fajne relacje i wszystkim czuć się lepiej w tej sytuacji. 

• Nie rezygnujmy ze wspólnego celebrowania świąt, sukcesów zawodowych, a także urodzin pracowników. Takie wspólne chwile nawet online, bardzo nas scalają, dużo łatwiej się dogadać w trudnym momencie w pracy, jeśli na co dzień mamy fajny kontakt, dzielimy się opowieściami lub doradzamy sobie. W Digital University nigdy nie mieliśmy tak wesołej imprezy Wielkanocnej jak w tym roku! 

• Aktywizuj wszystkich – dobrym sposobem jest wyznaczanie za każdym razem innego gospodarza spotkania. Wówczas nawet te osoby, które są z natury bardziej introwertyczne, aktywizują się, muszą przeprowadzić i przygotować spotkanie, a na koniec wyznaczają kolejną osobę do prowadzenia kolejnego spotkania. Wtedy wszyscy mają okazję wziąć czynny udział. 

Praca własna – jak się zorganizować w czasach zdalnych: 

• Wstawaj wcześnie – wiele osób w naszym zespole to ranne ptaszki. Wstajemy między 5 a 6 rano, żeby dobrze zagospodarować dzień. Wtedy o godzinie 9:00, kiedy wszyscy zaczynają pracę, wielu z nas ma przygotowany plan działania, ustawione priorytety i zrobione wszystkie zaległości z poprzedniego dnia. Wiosną ranne wstawanie jest tym łatwiejsze, że na dworze jest już jasno i słychać śpiew ptaków. 

• Praca w przyjemnym i estetycznym miejscu jest efektywniejsza. Przygotuj sobie miejsce pracy, z zielenią dookoła, z miejscem na notatki i najlepiej, żeby to miejsce było przeznaczone tylko do pracy i żeby dobrze i wygodnie Ci się tam pracowało. 

• Ułóż sobie plan – warto działać z planem rozpisanym sobie na każdy kolejny dzień. Jeśli nie zrealizuję przynajmniej 80% planu, nie zabieram się za inne rzeczy. Formułuj cele w czasie dokonanym, wówczas łatwiej je zrealizować i dokładnie wiadomo jakie efektu od siebie oczekujemy. 

• Organizuj sobie pracę w interwałach – przy pracy zdalnej warto robić sobie krótką przerwę co 2-3 godziny, rozprostować nogi, zrobić proste ćwiczenie oddechowe, wyjść na balkon. Ze względu na to, że oczy bardzo męczą się od długiej pracy przy komputerze – postaraj się kilka razy dziennie popatrzeć na zieleń – to pozwala oczom odpocząć. 

• Raz dziennie, mniej więcej w połowie pracy, wyjdź na spacer na pół godziny, ugotuj obiad itp. Zrób coś co Cię wyciszy i pozwoli oderwać od rutyny. Kreatywność aktywizuje się właśnie wtedy, kiedy robimy coś niezwiązanego z pracą. 

• Ruszanie się, sport, odejście na chwile od rutyny, wchodzenie po schodach na 7 piętro 

• Hasło Rutyna – w czasach przed wirusem nie mieliśmy czasu na wiele rzeczy i ciągle obiecywaliśmy sobie, że ten czas znajdziemy. Teraz mamy np. zaoszczędzony czas dojazdu do pracy. Warto wprowadzić rutynę związaną z ćwiczeniami, jogą, medytacją, jest duża szansa, że rutyny te zostaną z nami na dłużej. 

• Weź się za siebie, jedz o regularnych porach, jedz zdrowo. Internet pełen jest memów o tym jak będziemy wyglądać po powrocie do pracy, grubsi o kilka co najmniej kilogramów. Nie musi tak być. Zamkniecie w domu sprzyja przestawieniu się na zdrowsze, ugotowane w domu potrawy, więcej warzyw i owoców w diecie. Dzięki temu będziemy mieć lepsze samopoczucie i chęć do działania. 

W trudnych chwilach warto: 

• Tańczyć 1-1,5 minuty szaleńczo wtedy się wszystko resetuje 

• Zjeść pączka lub inny ulubiony słodycz, żeby podnieść sobie cukier i zdobyć trochę dodatkowej energii 

• Praktykować wdzięczność – to praktyka stosowana przez znakomitych coachów biznesu, wielkim fanem wdzięczności jest np. Tim Ferris. Co wieczór pomyśl o 3 rzeczach, za które jesteś wdzięczny tego dnia. Można też praktykować to co wieczór całą rodzina. Naprawdę poprawia samopoczucie i gwarantuje lepszy sen. 

• Jeśli wstajesz rano – pisz. Poranne pisanie to też znana metoda coachów. Pomaga na ogarnięcie chaosu w głowie, który nas często dopada. Wylewaj na kartkę strumień świadomości i oczyść głowę z myśli – zawsze działa. 

• Jeśli jest Ci trudno, nic nie wychodzi i jesteś w słabszej formie – zadzwoń do kogoś z przyjaciół, kogoś z zespołu. Niezobowiązująca rozmowa z kimś życzliwym zawsze pomaga. 

• Tym szczęściarzom, którzy mają kawałek ogródka radzimy wyjść i odpocząć chwilkę na świeżym powietrzu, w wolnych chwilach posadzić kilka kwiatów lub roślin, popracować dla odmiany fizycznie. 

• Medytacja – jest kluczem do siebie, a teraz jak nigdy mamy wreszcie czas żeby zaprzyjaźnić się z samym sobą. 

• Pilnować codziennego wyjścia choć na chwilę. Można spacerować wokół bloku, a jeśli nie to nawet pobiegać po klatce schodowej. Codzienne wychodzenie z domu, rolki, spacer wokół parku to miła odmiana, sposób na dotlenienie i przewietrzenie głowy. 

• Nauczyć się nowych rzeczy – w tym czasie świetnie jest zaplanować sobie naukę jakiejś kompletnie nowej wiedzy – może to być programowanie, umiejętność rysowania postaci, może majsterkowanie albo garncarstwo? Warto wzbogacić się o jakąś nową umiejętność lub kompetencję, która poprawi nasze zdolności kreatywne, a czasem pozwoli po prostu zmienić kontekst.